Numérotation Bates

Dans un contentieux, chaque page communiquée doit porter un identifiant unique, et la numérotation Bates est la méthode retenue par le monde juridique pour y parvenir. Un préfixe, un numéro séquentiel, et « le courriel qui parle de la facture » devient soudain ABC-000147 : citable lors d'une déposition, traçable dans un bordereau de pièces, sans la moindre ambiguïté devant le juge. Cet outil applique la numérotation Bates en ligne et tamponne chaque page de votre PDF en quelques secondes.

Vous gardez la main sur le format. Définissez un préfixe personnalisé comme « SMITH- » ou votre numéro de dossier, choisissez le numéro de départ pour qu'une nouvelle production reprenne exactement là où la précédente s'est arrêtée, et décidez du nombre de chiffres de remplissage : 000001 plutôt que 1. Il ne reste plus qu'à placer le tampon, en bas à droite, en bas à gauche ou en bas au centre. L'outil numérote toutes les pages dans l'ordre et vous restitue le fichier estampillé.

Pour un cabinet d'avocats, c'est le modèle de confidentialité qui compte avant tout : le PDF est traité intégralement dans votre navigateur et n'est jamais envoyé en ligne, si bien que les documents couverts par le secret professionnel ne quittent pas votre machine. Gratuit, sans inscription, sans filigrane et sans limite de pages.

Comment ajouter une numérotation Bates en ligne

1. Faites glisser votre PDF dans l'outil : il s'ouvre localement dans votre navigateur, de sorte que les documents de vos clients ne sont jamais transmis.
2. Saisissez votre préfixe, par exemple « ABC- » ou un identifiant de dossier du type « DOE2026- ».
3. Indiquez le numéro de départ. Utilisez 1 pour une première production, ou reprenez à la suite de votre dernière page estampillée pour une production complémentaire.
4. Choisissez le nombre de chiffres de remplissage : six chiffres donnent ABC-000001, ABC-000002, et ainsi de suite.
5. Sélectionnez la position du tampon : en bas à droite, en bas à gauche ou en bas au centre.
6. Lancez l'estampillage de toutes les pages, téléchargez le PDF numéroté, puis consignez la plage de numéros dans votre index de production.

When to use this tool

• Un assistant juridique estampille 400 pages d'impressions de courriels de PLAINTIFF-000001 à PLAINTIFF-000400 avant une communication de pièces.
• Un avocat exerçant seul appose une numérotation Bates sur un PDF de dossier médical afin que la partie adverse puisse citer des pages précises lors d'une déposition en dommage corporel.
• Une direction juridique numérote des documents internes répondant à une injonction, en poursuivant la séquence entamée lors d'une production échelonnée antérieure.
• Un expert-comptable applique des tampons séquentiels aux feuilles de travail d'un audit pour que chaque page puisse être citée sans ambiguïté dans le rapport final.
• Un greffier numérote les pièces d'une audience administrative en utilisant un préfixe différent pour chaque jeu de pièces.
• Un responsable conformité estampille des recueils de procédures page par page afin de suivre les révisions par rapport à un identifiant de page fixe.

Tips for the best results

• Tenez un journal du dernier numéro Bates utilisé dans chaque affaire : la production suivante doit démarrer au numéro immédiatement supérieur, et un numéro ne se réutilise jamais.
• Six chiffres de remplissage constituent la convention courante en procédure américaine ; les numéros restent alignés et se trient correctement dans n'importe quelle liste de fichiers.
• Choisissez un préfixe qui identifie la partie productrice, du type « SMITH- » ou « DEF- », pour que les pages de parties différentes n'entrent jamais en collision.
• La position du tampon a son importance : optez pour un coin qui ne recouvrira ni les pieds de page ni les numéros déjà imprimés sur les documents.
• Estampillez une copie, jamais votre unique original : conservez la version vierge au cas où les exigences de mise en forme changeraient en cours de procédure.