Đánh số Bates

Trong tố tụng, mỗi trang tài liệu nộp ở giai đoạn thu thập chứng cứ đều cần một mã định danh riêng, và giới luật sư xử lý việc đó bằng cách đánh số Bates. Chỉ cần một tiền tố cộng với một con số tuần tự là "cái email nói về hóa đơn" bỗng trở thành ABC-000147 — trích dẫn được trong buổi lấy lời khai, tra ngược được trong danh mục tài liệu đặc quyền, không thể nhầm lẫn trước tòa. Công cụ này đánh số Bates trực tuyến, đóng dấu lên từng trang trong tệp PDF của bạn chỉ trong vài giây.

Bạn toàn quyền quyết định định dạng. Đặt tiền tố tùy ý như "SMITH-" hay số hiệu vụ việc, chọn số bắt đầu để đợt nộp mới tiếp nối đúng chỗ đợt trước dừng lại, và chọn số chữ số đệm 0 mà bạn muốn — 000001 thay vì 1. Sau đó chọn vị trí đặt dấu: góc dưới bên phải, góc dưới bên trái hoặc chính giữa dưới. Công cụ sẽ đánh số lần lượt toàn bộ các trang rồi trả lại tệp đã đóng dấu.

Với các văn phòng luật, điều quan trọng nhất là mô hình bảo mật: tệp PDF được xử lý hoàn toàn trong trình duyệt của bạn và không bao giờ được tải lên máy chủ, nên tài liệu đặc quyền và tài liệu mật vẫn nằm nguyên trên máy bạn. Miễn phí, không cần đăng ký, không đóng hình mờ, không giới hạn số trang.

Cách đánh số Bates trực tuyến

1. Kéo tệp PDF vào công cụ — tệp được mở ngay trên trình duyệt của bạn, nên tài liệu của khách hàng không hề được truyền đi đâu cả.
2. Nhập tiền tố của bạn, ví dụ "ABC-" hoặc mã vụ việc như "DOE2026-".
3. Đặt số bắt đầu. Dùng số 1 cho đợt nộp đầu tiên, hoặc nối tiếp từ trang đã đóng dấu cuối cùng nếu đây là đợt nộp bổ sung.
4. Chọn số chữ số đệm 0 — sáu chữ số sẽ cho ra ABC-000001, ABC-000002 và cứ thế tiếp tục.
5. Chọn vị trí dấu: góc dưới bên phải, góc dưới bên trái hoặc chính giữa dưới.
6. Bấm để đóng dấu toàn bộ các trang rồi tải tệp PDF đã đánh số Bates về, sau đó ghi lại dải số này vào sổ theo dõi hồ sơ nộp của bạn.

When to use this tool

• Một trợ lý luật sư đóng dấu 400 trang email in ra thành PLAINTIFF-000001 đến PLAINTIFF-000400 trước khi nộp hồ sơ chứng cứ.
• Một luật sư hành nghề độc lập đánh số Bates cho tệp PDF hồ sơ bệnh án để luật sư đối phương có thể trích dẫn đúng trang trong buổi lấy lời khai vụ tai nạn thương tích.
• Bộ phận pháp chế của một doanh nghiệp đánh số các tài liệu nội bộ thuộc phạm vi trát đòi, tiếp nối dãy số từ đợt nộp cuốn chiếu trước đó.
• Một kế toán viên đóng dấu tuần tự lên hồ sơ làm việc kiểm toán để mọi trang đều có thể được viện dẫn rõ ràng trong báo cáo cuối cùng.
• Một cán bộ lưu trữ đánh số các tang vật, chứng cứ cho phiên điều trần hành chính, mỗi bộ chứng cứ dùng một tiền tố riêng.
• Một cán bộ tuân thủ đóng dấu từng trang của bộ quy chế nội bộ để các lần sửa đổi đều đối chiếu được với một mã trang cố định.

Tips for the best results

• Hãy ghi lại số Bates cuối cùng đã dùng trong từng vụ việc — đợt nộp kế tiếp phải bắt đầu từ số liền sau, tuyệt đối không dùng lại số cũ.
• Đệm sáu chữ số là quy ước phổ biến trong hoạt động thu thập chứng cứ tại Mỹ; cách này giúp các con số thẳng hàng và sắp xếp đúng thứ tự trong mọi danh sách tệp.
• Chọn tiền tố nhận diện được bên nộp tài liệu, chẳng hạn "SMITH-" hay "DEF-", để trang của các bên khác nhau không bao giờ bị trùng mã.
• Vị trí đóng dấu rất quan trọng: hãy chọn góc nào không che mất chân trang hoặc số trang đã in sẵn trên tài liệu.
• Hãy đóng dấu lên một bản sao chứ đừng đóng lên bản gốc duy nhất — giữ lại bản sạch phòng khi yêu cầu về định dạng thay đổi giữa chừng vụ việc.