ワークフロー

日常的に書類を用意している方なら、この手順に覚えがあるはずです。PDFを圧縮し、会社の透かしを入れ、ページ番号を振り、書き出す。ツール3つ、ダウンロード3回、そして間違ったファイルをつかむ機会も3回あります。PDForaのワークフローは、その一連の流れを1本のパイプラインにまとめます。手順を選んで順番に並べ、クリック1回でPDFに一気に適用できます。

大がかりな業務システムを使わないPDFワークフロー自動化、と考えてください。ワークフローはPDForaのツールを並べたリストにすぎません。たとえば「圧縮」→「透かし」→「ページ番号」といった具合です。手順は追加でき、ドラッグして順番を入れ替えたり、不要になったものを削除したりできます。各手順の出力がそのまま次の手順の入力になり、最後にできあがった結果だけをダウンロードします。

PDForaのすべての機能と同じく、ワークフローも完全にブラウザ内で動作します。書類はお使いの端末で処理され、アップロードされることはないため、クライアントのファイルや社内レポートでも安心してまとめて処理できます。無料で登録は不要、独自の透かしが入ることもなく、パイプラインの実行回数にも制限はありません。

オンラインでPDFのワークフローを自動化する方法

1. getpdfora.com のワークフローツールを開き、新しいワークフローを作成します。
2. 利用できるツールの一覧から、最初の手順(たとえば「圧縮」)を追加します。
3. 適用したい順に手順を追加していきます。たとえば「透かし」、続いて「ページ番号」のようにします。
4. 手順をドラッグして並べ替えたり、不要なものを削除したりします。順番は重要で、透かしをページ番号より先に入れるかどうかで結果が変わります。
5. 処理したいPDFを選びます。ブラウザ内にローカルで読み込まれます。
6. 実行をクリックします。すべての手順が順番に実行され、最後に完成したPDFを1つダウンロードします。

When to use this tool

• 毎週のクライアント向けレポートを準備する。書き出したファイルを圧縮し、「Confidential」の透かしを入れ、ページ番号を振るまでを1回で行う。
• 請求書を保管前に標準化し、毎回すべてのファイルに同じ圧縮レベルと同じフッター処理を適用する。
• 講義資料を学生向けに整える。eラーニングシステムのアップロード制限に合わせて圧縮し、参照しやすいようページ番号を入れる。
• 制作会社の提案書にブランドを適用し、クライアントに送る前にスタジオの透かしと統一したページ番号を付ける。
• 外部に出すすべての文書に同一の処理が必要な法務資料を、記憶に頼って手順を適用することなく用意する。
• スキャンした書類を定期的に整える。毎週金曜日に3つのツールを順にクリックする代わりに、同じパイプラインを実行する。

Tips for the best results

• 手順の順番は意図をもって決めましょう。圧縮を最後にすると、他の手順で内容が追加された後でも最終ファイルを小さく保てます。
• まずは2手順から始め、出力が期待どおりか確認してから長いチェーンを組み立てましょう。
• 新しいワークフローは、まとめて処理する前にテスト用の1ファイルで試してから使いましょう。
• 同じパイプラインを毎週使うなら、手順とその順番をメモしておくと、すぐに再構築できます。
• 手順を削除することも追加と同じくらい有用です。その文書に実際には不要な処理は削りましょう。