Quy trình làm việc

Nếu bạn thường xuyên phải chuẩn bị tài liệu, hẳn bạn thuộc lòng cái điệp khúc này: nén file PDF, đóng watermark công ty, dập số trang, rồi xuất ra. Ba công cụ, ba lần tải về, ba cơ hội để vớ nhầm file. Workflows của PDFora biến chuỗi việc đó thành một quy trình duy nhất. Chọn các bước, sắp xếp thứ tự, rồi chạy cả chuỗi lên một file PDF chỉ bằng một cú nhấp.

Hãy hình dung nó như việc tự động hóa quy trình xử lý PDF mà không cần tới phần mềm doanh nghiệp đắt đỏ. Một workflow chỉ đơn giản là một danh sách các công cụ PDFora — ví dụ Nén, rồi Watermark, rồi Số trang. Bạn có thể thêm bước, kéo thả để đổi thứ tự, hoặc gỡ bỏ những bước không còn cần thiết. Kết quả của mỗi bước chảy thẳng vào bước kế tiếp, và bạn chỉ cần tải về đúng thành phẩm cuối cùng.

Cũng như mọi thứ trên PDFora, workflow chạy hoàn toàn trong trình duyệt của bạn. Tài liệu được xử lý ngay trên máy của bạn, không bao giờ được tải lên, nhờ vậy việc xử lý PDF hàng loạt vẫn an toàn ngay cả với file của khách hàng và báo cáo nội bộ. Công cụ miễn phí, không cần đăng ký, không tự ý chèn watermark của riêng nó, và không giới hạn số lần bạn chạy một quy trình.

Cách tự động hóa quy trình xử lý PDF trực tuyến

1. Mở công cụ Workflows trên getpdfora.com và bắt đầu một workflow mới.
2. Thêm bước đầu tiên — chẳng hạn Nén — từ danh sách các công cụ hiện có.
3. Tiếp tục thêm các bước theo đúng thứ tự bạn muốn áp dụng, ví dụ Watermark rồi tới Số trang.
4. Kéo thả các bước để sắp lại thứ tự, hoặc gỡ bỏ bước nào không phù hợp. Thứ tự rất quan trọng: đóng watermark trước khi đánh số trang cho ra kết quả khác hẳn so với làm ngược lại.
5. Chọn file PDF bạn muốn xử lý. Nó được nạp ngay trong trình duyệt của bạn.
6. Bấm chạy. Từng bước lần lượt được thực thi và cuối cùng bạn tải về một file PDF hoàn chỉnh duy nhất.

When to use this tool

• Chuẩn bị báo cáo khách hàng hằng tuần: nén file xuất ra, đóng watermark "Bảo mật" và đánh số trang, tất cả chỉ trong một lượt chạy.
• Chuẩn hóa hóa đơn trước khi lưu trữ — cùng một mức nén và cùng một kiểu chân trang cho mọi file, không sót lần nào.
• Chuẩn bị tài liệu bài giảng cho sinh viên: thu nhỏ file cho vừa giới hạn tải lên của hệ thống LMS và dập số trang để dễ dẫn chiếu.
• Gắn nhận diện thương hiệu cho các bản đề xuất của agency bằng cách áp watermark của studio và đánh số trang nhất quán trước khi bất cứ thứ gì tới tay khách hàng.
• Chuẩn bị hồ sơ pháp lý, nơi mọi tài liệu gửi đi đều cần được xử lý y hệt nhau, mà không phải dựa vào trí nhớ để áp dụng từng bước.
• Dọn dẹp giấy tờ đã scan theo lịch cố định — chạy cùng một quy trình vào mỗi thứ Sáu thay vì bấm qua ba công cụ khác nhau.

Tips for the best results

• Hãy sắp xếp thứ tự các bước một cách có chủ đích. Đặt bước nén sau cùng sẽ giữ cho file cuối cùng vẫn nhẹ, kể cả khi các bước trước đó đã thêm nội dung vào.
• Hãy bắt đầu với hai bước và xác nhận kết quả trông ổn trước khi dựng một chuỗi dài hơn.
• Hãy cho một file thử nghiệm chạy qua workflow mới trước khi giao cả lô tài liệu cho nó.
• Nếu bạn dùng cùng một quy trình mỗi tuần, hãy ghi lại các bước và thứ tự của chúng để có thể dựng lại chỉ trong vài giây.
• Đừng quên rằng gỡ bỏ một bước cũng hữu ích chẳng kém việc thêm vào — hãy cắt đi bất cứ thứ gì tài liệu không thực sự cần.