Diviser par texte

La numérisation par lots est d'une efficacité redoutable, jusqu'au moment où il faut à nouveau séparer les documents. Passez 40 factures dans le scanner et vous obtenez un seul long PDF sans la moindre couture apparente. L'outil de découpe par texte de PDFora retrouve ces coutures à votre place : choisissez un mot-clé comme « Facture », et chaque page qui le contient devient la première page d'un nouveau fichier. Une seule passe, et le lot redevient 40 documents distincts.

Comme la recherche de texte s'exécute localement dans votre navigateur, les factures, bulletins de paie ou relevés clients que vous découpez ne sont jamais envoyés en ligne. C'est une vraie différence avec les outils de découpe qui travaillent sur serveur, où des documents financiers séjournent sur la machine d'un tiers pendant le traitement. PDFora est gratuit, ne demande aucune inscription, n'appose aucun filigrane et n'impose aucune limite de nombre de fichiers ou de découpes.

Une option insensible à la casse fait que « FACTURE », « Facture » et « facture » déclenchent la même découpe, ce qui rend bien service lorsque les documents proviennent de fournisseurs différents avec des modèles différents. Choisissez un mot qui figure systématiquement sur la première page de chaque document, et uniquement là.

Comment découper un PDF par mot-clé en ligne

1. Ouvrez l'outil Découper par texte sur getpdfora.com. Votre fichier sera traité entièrement dans le navigateur.
2. Ajoutez le PDF regroupé, par exemple un lot numérisé de factures ou de relevés.
3. Saisissez le mot-clé qui marque le début de chaque document, comme « Facture » ou « Relevé de compte ».
4. Activez l'option insensible à la casse si la façon d'écrire le mot varie d'un document à l'autre.
5. Cliquez sur Découper. Un nouveau fichier démarre à chaque page où le mot-clé apparaît.
6. Vérifiez que le nombre de fichiers produits correspond au nombre de documents attendu, puis téléchargez-les.

When to use this tool

• Découper une pile numérisée de factures fournisseurs en un fichier par facture, en utilisant le mot « Facture » comme séparateur.
• Séparer une paie mensuelle en bulletins individuels en découpant sur « Matricule », afin que chacun ne reçoive que ses propres pages.
• Éclater une année de relevés bancaires regroupés sur l'expression « Période du relevé » pour constituer un dossier de prêt.
• Diviser un ensemble de bons de commande exportés en un seul PDF sur le texte « Bon de commande n° ».
• Découper un lot d'assurance sur « Numéro de police » pour classer séparément l'attestation de chaque client.
• Séparer un fichier fusionné d'étiquettes d'expédition sur « Suivi » avant de les imprimer une par une.

Tips for the best results

• Le mot-clé doit exister sous forme de texte recherchable. Si votre PDF est une simple image numérisée sans couche OCR, passez d'abord par l'OCR, sans quoi la recherche ne trouvera rien.
• Choisissez une expression propre aux premières pages. « Facture » convient si ce mot ne figure qu'en titre de chaque document ; s'il apparaît aussi en pied de page, découpez plutôt sur quelque chose comme « Facture n° ».
• Une expression est souvent plus sûre qu'un mot isolé : « Facture d'acompte » provoque moins de fausses découpes que « Facture » tout court.
• Faites un essai sur un petit échantillon avant de lancer un lot de 500 pages, et comparez le nombre de fichiers obtenus au nombre de documents numérisés.
• Si vous obtenez un fichier de trop, c'est probablement que le mot-clé figure sur la toute première page, ce qui est normal ; s'il y en a davantage, c'est que votre mot-clé apparaît aussi au milieu des documents.