テキストで分割

まとめてスキャンする作業は効率的ですが、その書類をまた1件ずつに分けたくなった瞬間に話が変わります。40枚の請求書をスキャナーに通せば、区切りの分からない1本の長いPDFができあがります。PDForaのテキスト分割ツールは、その区切りを代わりに見つけます。「請求書」などのキーワードを指定すると、その語を含むページが新しいファイルの1ページ目になります。一度の処理で、束が再び40件の独立した書類に戻ります。

テキスト検索はブラウザ内でローカルに実行されるため、分割する請求書、給与明細、顧客向け明細書がどこかにアップロードされることはありません。金融関係の書類が処理中に他人の機器の上に置かれるサーバー型の分割サービスとは、この点が大きく違います。PDForaは無料で、登録不要、透かしもなく、ファイル数や分割数の制限もありません。

大文字と小文字を区別しないオプションを使えば、「INVOICE」「Invoice」「invoice」のいずれでも同じように分割されます。取引先ごとにテンプレートが異なる場合に便利です。各書類の1ページ目にだけ確実に現れる語を選んでください。

オンラインでキーワードごとにPDFを分割する手順

1. getpdfora.comのテキスト分割ツールを開きます。ファイルはすべてブラウザ内で処理されます。
2. 結合された状態のPDF、たとえばまとめてスキャンした請求書や明細書を追加します。
3. 各書類の先頭を示すキーワード、たとえば「請求書」や「Statement of Account」を入力します。
4. 書類によって大文字と小文字の使い方が異なる場合は、区別しないオプションを有効にします。
5. 「分割」をクリックします。キーワードが現れるページごとに新しいファイルが始まります。
6. 出力されたファイル数が想定していた書類数と一致するかを確認し、ダウンロードします。

When to use this tool

• スキャンした仕入先の請求書の束を、「Invoice」という語を区切りにして1件1ファイルに分ける。
• 給与計算の一括出力を「Employee ID」で分割し、各人が自分のページだけを受け取れるようにする。
• 融資の申し込みのために、1年分がまとまった銀行明細を「Statement Period」という語句で分ける。
• 1つのPDFとして書き出された発注書の束を、「Purchase Order No」というテキストで分割する。
• 保険関係の一括ファイルを「Policy Number」で分け、顧客ごとに証券を別々に保管できるようにする。
• 配送ラベルが結合されたファイルを「Tracking」で切り分け、ラベルを1枚ずつ印刷する。

Tips for the best results

• キーワードは検索可能なテキストとして存在している必要があります。PDFがOCR処理のない画像スキャンの場合は、先にOCRを実行しないと何も見つかりません。
• 1ページ目にだけ現れる語句を選びましょう。「Invoice」は各書類の見出しにのみ使われていれば有効ですが、フッターにも出てくるなら「Invoice Number:」のような語句で分割してください。
• 単語より語句のほうが安全なことが多いです。「Tax」だけよりも「Tax Invoice」のほうが誤った分割が減ります。
• 500ページの束を一気に処理する前に、少量のサンプルで試し、出力されたファイル数とスキャンした書類の件数を突き合わせましょう。
• ファイルが1つ多い場合は、キーワードが最初のページにも現れているだけで、これは想定どおりです。それ以上に増える場合は、キーワードが書類の途中のページにも一致しています。