แยกตามข้อความ

การสแกนเอกสารทีละกองนั้นมีประสิทธิภาพ จนกระทั่งถึงตอนที่คุณต้องแยกเอกสารเหล่านั้นออกจากกันอีกครั้ง ป้อนใบแจ้งหนี้ 40 ใบเข้าเครื่องสแกน แล้วคุณจะได้ไฟล์ PDF ยาวเหยียดหนึ่งไฟล์ที่ไม่มีรอยต่อให้เห็นชัด ๆ เครื่องมือ Split by Text ของ PDFora จะหารอยต่อเหล่านั้นให้คุณ เพียงเลือกคำสำคัญ เช่น "Invoice" แล้วทุกหน้าที่มีคำนั้นจะกลายเป็นหน้าแรกของไฟล์ใหม่ ประมวลผลรอบเดียว กองเอกสารก็กลับมาเป็นเอกสารแยก 40 ฉบับอีกครั้ง

เนื่องจากการค้นหาข้อความทำงานในเบราว์เซอร์ของคุณเอง ใบแจ้งหนี้ สลิปเงินเดือน หรือสเตทเมนต์ของลูกค้าที่คุณแยกจึงไม่เคยถูกอัปโหลดไปที่ใด นี่คือความต่างที่สำคัญจากเครื่องมือแยกไฟล์ที่ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์ ซึ่งเอกสารทางการเงินของคุณต้องไปนั่งอยู่บนเครื่องของคนอื่นระหว่างประมวลผล PDFora ใช้ฟรี ไม่ต้องสมัครสมาชิก ไม่ใส่ลายน้ำ และไม่จำกัดจำนวนไฟล์หรือจำนวนครั้งที่แยก

ตัวเลือกไม่สนใจตัวพิมพ์เล็กพิมพ์ใหญ่ทำให้ "INVOICE", "Invoice" และ "invoice" ล้วนทำให้เกิดการแยกไฟล์เหมือนกัน ซึ่งช่วยได้มากเมื่อเอกสารมาจากผู้ขายหลายรายที่ใช้เทมเพลตต่างกัน ขอเพียงเลือกคำที่ปรากฏบนหน้าแรกของแต่ละเอกสารอย่างสม่ำเสมอและปรากฏเฉพาะที่นั่นเท่านั้น

วิธีแยกไฟล์ PDF ตามคำสำคัญแบบออนไลน์

1. เปิดเครื่องมือ Split by Text บน getpdfora.com ไฟล์ของคุณจะถูกประมวลผลในเบราว์เซอร์ทั้งหมด
2. เพิ่มไฟล์ PDF ที่รวมกันอยู่ เช่น กองใบแจ้งหนี้หรือสเตทเมนต์ที่สแกนมาเป็นชุด
3. พิมพ์คำสำคัญที่ใช้บอกจุดเริ่มต้นของแต่ละเอกสาร เช่น "Invoice" หรือ "Statement of Account"
4. เปิดตัวเลือกไม่สนใจตัวพิมพ์เล็กพิมพ์ใหญ่ หากคำนั้นเขียนตัวใหญ่ตัวเล็กไม่เหมือนกันในแต่ละเอกสาร
5. กดปุ่มแยกไฟล์ ระบบจะเริ่มไฟล์ใหม่ทุกครั้งที่พบหน้าที่มีคำสำคัญนั้น
6. ตรวจว่าจำนวนไฟล์ผลลัพธ์ตรงกับจำนวนเอกสารที่คุณคาดไว้หรือไม่ แล้วจึงดาวน์โหลด

When to use this tool

• แยกกองใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์ที่สแกนรวมกันมา ให้เป็นไฟล์ละหนึ่งใบ โดยใช้คำว่า "Invoice" เป็นตัวคั่น
• แยกไฟล์เงินเดือนทั้งรอบออกเป็นสลิปรายบุคคล ด้วยการแยกที่คำว่า "Employee ID" เพื่อให้แต่ละคนได้รับเฉพาะหน้าของตัวเอง
• แยกสเตทเมนต์ธนาคารทั้งปีที่รวมอยู่ในไฟล์เดียว ด้วยวลี "Statement Period" สำหรับยื่นขอสินเชื่อ
• แบ่งชุดใบสั่งซื้อที่ส่งออกมาเป็นไฟล์ PDF เดียว ด้วยข้อความ "Purchase Order No"
• แยกชุดเอกสารประกันด้วยคำว่า "Policy Number" เพื่อให้เก็บกรมธรรม์ของลูกค้าแต่ละรายแยกแฟ้มกันได้
• ตัดไฟล์ป้ายจัดส่งที่รวมกันอยู่ด้วยคำว่า "Tracking" ก่อนสั่งพิมพ์ป้ายทีละใบ

Tips for the best results

• คำสำคัญต้องมีอยู่ในรูปข้อความที่ค้นหาได้ ถ้าไฟล์ PDF ของคุณเป็นภาพสแกนล้วนที่ไม่มีชั้นข้อความจาก OCR ให้ทำ OCR ก่อน ไม่อย่างนั้นการค้นหาจะไม่พบอะไรเลย
• เลือกวลีที่มีเฉพาะบนหน้าแรกของแต่ละเอกสาร คำว่า "Invoice" ใช้ได้ถ้ามันเป็นหัวเรื่องของแต่ละฉบับเท่านั้น แต่ถ้ามันโผล่ที่ท้ายกระดาษด้วย ให้เปลี่ยนไปแยกด้วยคำอย่าง "Invoice Number:" แทน
• การใช้วลีมักปลอดภัยกว่าการใช้คำเดียว เช่น "Tax Invoice" จะทำให้เกิดการแยกผิดพลาดน้อยกว่าคำว่า "Tax" เดี่ยว ๆ
• ลองทดสอบกับตัวอย่างเล็ก ๆ ก่อนลุยกองเอกสาร 500 หน้า แล้วนับจำนวนไฟล์ผลลัพธ์เทียบกับจำนวนเอกสารที่คุณสแกนไป
• ถ้าได้ไฟล์เกินมาหนึ่งไฟล์ มักเป็นเพราะคำสำคัญปรากฏอยู่บนหน้าแรกสุดอยู่แล้ว ซึ่งเป็นเรื่องปกติ แต่ถ้าได้เกินมามากกว่านั้น แสดงว่าคำสำคัญของคุณไปตรงกับหน้ากลางเอกสารด้วย