टेक्स्ट से विभाजित करें

बैच स्कैनिंग तब तक बहुत सुविधाजनक लगती है, जब तक दस्तावेज़ों को दोबारा अलग करने की नौबत न आए। स्कैनर में 40 इनवॉइस डालिए और बदले में मिलती है एक लंबी PDF, जिसमें कहीं कोई साफ़ जोड़ नज़र नहीं आता। PDFora का स्प्लिट बाय टेक्स्ट टूल वे जोड़ आपके लिए ढूँढ़ लेता है: "Invoice" जैसा कोई कीवर्ड चुनिए, और जिस भी पेज पर वह मिलेगा, वह एक नई फ़ाइल का पहला पेज बन जाएगा। एक ही बार में पूरा बैच फिर से 40 अलग-अलग दस्तावेज़ बन जाता है।

चूँकि टेक्स्ट खोज आपके ब्राउज़र में लोकली चलती है, इसलिए जो इनवॉइस, सैलरी स्लिप या क्लाइंट स्टेटमेंट आप स्प्लिट कर रहे हैं वे कहीं अपलोड नहीं होते। सर्वर-आधारित स्प्लिटर से यह असली फ़र्क़ है, जहाँ प्रोसेसिंग के दौरान वित्तीय दस्तावेज़ किसी और की मशीन पर पड़े रहते हैं। PDFora मुफ़्त है, साइनअप नहीं माँगता, वॉटरमार्क नहीं लगाता, और फ़ाइलों या स्प्लिट की संख्या पर कोई सीमा नहीं रखता।

केस-इनसेंसिटिव विकल्प का मतलब है कि "INVOICE", "Invoice" और "invoice" — तीनों एक ही स्प्लिट कराएँगे, जो तब बहुत काम आता है जब दस्तावेज़ अलग-अलग वेंडरों से अलग-अलग टेम्पलेट में आते हों। ऐसा शब्द चुनिए जो हर दस्तावेज़ के पहले पेज पर भरोसे के साथ आता हो और सिर्फ़ वहीं आता हो।

PDF को कीवर्ड के हिसाब से ऑनलाइन कैसे स्प्लिट करें

1. getpdfora.com पर स्प्लिट बाय टेक्स्ट टूल खोलें। आपकी फ़ाइल पूरी तरह ब्राउज़र में ही प्रोसेस होगी।
2. जुड़ी हुई PDF जोड़ें — जैसे स्कैन किया गया इनवॉइस या स्टेटमेंट का बैच।
3. वह कीवर्ड टाइप करें जो हर दस्तावेज़ की शुरुआत बताता है, जैसे "Invoice" या "Statement of Account"।
4. अगर दस्तावेज़ों में शब्द के बड़े-छोटे अक्षर अलग-अलग हों, तो केस-इनसेंसिटिव विकल्प चालू कर दें।
5. स्प्लिट पर क्लिक करें। जिस-जिस पेज पर कीवर्ड मिलेगा, वहीं से एक नई फ़ाइल शुरू हो जाएगी।
6. जाँच लें कि बनी फ़ाइलों की संख्या आपके अनुमानित दस्तावेज़ों की संख्या से मेल खाती है, फिर उन्हें डाउनलोड कर लें।

When to use this tool

• स्कैन किए गए सप्लायर इनवॉइस के ढेर को "Invoice" शब्द के आधार पर हर इनवॉइस की अलग फ़ाइल में बाँटना।
• पूरे पेरोल रन को "Employee ID" पर स्प्लिट करके अलग-अलग सैलरी स्लिप बनाना, ताकि हर कर्मचारी को सिर्फ़ उसके पेज मिलें।
• लोन आवेदन के लिए साल भर के जुड़े हुए बैंक स्टेटमेंट को "Statement Period" वाक्यांश पर अलग-अलग करना।
• एक ही PDF में एक्सपोर्ट हुए परचेज़ ऑर्डर के बंडल को "Purchase Order No" टेक्स्ट पर बाँटना।
• बीमा बैच को "Policy Number" पर स्प्लिट करना, ताकि हर क्लाइंट का सर्टिफ़िकेट अलग से फ़ाइल किया जा सके।
• शिपिंग लेबल की मर्ज की गई फ़ाइल को "Tracking" पर काटना, ताकि लेबल अलग-अलग प्रिंट किए जा सकें।

Tips for the best results

• कीवर्ड का खोजे जा सकने वाले टेक्स्ट के रूप में मौजूद होना ज़रूरी है। अगर आपकी PDF सिर्फ़ इमेज स्कैन है और उसमें OCR लेयर नहीं है, तो पहले OCR चलाएँ, वरना खोज में कुछ नहीं मिलेगा।
• ऐसा वाक्यांश चुनें जो सिर्फ़ पहले पेजों पर आता हो। "Invoice" तभी सही है जब वह हर दस्तावेज़ के शीर्षक में ही आता हो; अगर वह फ़ुटर में भी दिखता है तो "Invoice Number:" जैसा कुछ इस्तेमाल करें।
• अकेले शब्द के मुक़ाबले पूरा वाक्यांश अक्सर ज़्यादा सुरक्षित रहता है; "Tax Invoice" अकेले "Tax" के मुक़ाबले कहीं कम ग़लत स्प्लिट कराता है।
• 500 पेज का बैच चलाने से पहले छोटे सैंपल पर आज़मा लें, और आउटपुट फ़ाइलों की गिनती अपने स्कैन किए दस्तावेज़ों से मिला लें।
• अगर एक फ़ाइल ज़्यादा बन जाए, तो शायद कीवर्ड बिल्कुल पहले पेज पर भी है — यह अपेक्षित है; लेकिन उससे ज़्यादा अतिरिक्त फ़ाइलें बनें तो समझिए कीवर्ड दस्तावेज़ के बीच वाले पेजों पर भी मिल रहा है।