Tách theo văn bản

Quét hàng loạt thì rất nhanh gọn, cho tới lúc bạn cần tách các tài liệu ra trở lại. Đưa 40 tờ hóa đơn qua máy quét, bạn nhận về một tệp PDF dài thượt chẳng có ranh giới nào rõ ràng. Công cụ tách theo từ khóa của PDFora sẽ tìm giúp bạn những ranh giới đó: chọn một từ khóa như "Invoice", thế là mọi trang chứa từ ấy trở thành trang đầu tiên của một tệp mới. Chỉ một lượt chạy, cả xấp lại thành 40 tài liệu riêng biệt.

Vì việc tìm chữ chạy cục bộ trong trình duyệt, các hóa đơn, phiếu lương hay sao kê của khách hàng mà bạn đem tách không bao giờ được tải lên bất cứ đâu. Đó là khác biệt thật sự so với những công cụ tách chạy trên máy chủ, nơi tài liệu tài chính nằm trên máy của người khác trong suốt quá trình xử lý. PDFora miễn phí, không cần đăng ký, không đóng hình mờ và không giới hạn số tệp hay số lần tách.

Tùy chọn không phân biệt chữ hoa chữ thường cho phép "INVOICE", "Invoice" và "invoice" đều kích hoạt cùng một lần tách, rất tiện khi tài liệu đến từ nhiều nhà cung cấp với các mẫu khác nhau. Hãy chọn một từ chắc chắn xuất hiện ở trang đầu của mỗi tài liệu và chỉ xuất hiện ở đó.

Cách tách tệp PDF theo từ khóa trực tuyến

1. Mở công cụ Tách theo văn bản trên getpdfora.com. Tệp của bạn sẽ được xử lý hoàn toàn trong trình duyệt.
2. Thêm tệp PDF gộp, ví dụ một xấp hóa đơn hoặc sao kê vừa quét xong.
3. Gõ từ khóa đánh dấu điểm bắt đầu của mỗi tài liệu, chẳng hạn "Invoice" hay "Statement of Account".
4. Bật tùy chọn không phân biệt chữ hoa chữ thường nếu cách viết hoa của từ đó thay đổi giữa các tài liệu.
5. Bấm Tách. Một tệp mới sẽ bắt đầu ở mỗi trang có xuất hiện từ khóa.
6. Kiểm tra xem số tệp kết quả có khớp với số tài liệu bạn dự tính không, rồi tải chúng về.

When to use this tool

• Tách một xấp hóa đơn nhà cung cấp vừa quét thành mỗi hóa đơn một tệp, lấy chữ "Invoice" làm mốc chia.
• Tách một đợt tính lương thành từng phiếu lương riêng bằng cách chia theo "Employee ID", để mỗi người chỉ nhận đúng phần trang của mình.
• Cắt cả năm sao kê ngân hàng gộp chung thành từng tệp theo cụm "Statement Period" để làm hồ sơ vay vốn.
• Chia một tập đơn đặt hàng xuất ra thành một tệp PDF duy nhất theo dòng chữ "Purchase Order No".
• Tách một lô hồ sơ bảo hiểm theo "Policy Number" để chứng nhận của mỗi khách hàng được lưu riêng.
• Cắt một tệp gộp các nhãn vận chuyển theo chữ "Tracking" trước khi in từng nhãn một.

Tips for the best results

• Từ khóa phải tồn tại dưới dạng chữ tìm kiếm được. Nếu tệp PDF của bạn chỉ là bản quét dạng ảnh không có lớp OCR, hãy chạy OCR trước, nếu không việc tìm kiếm sẽ chẳng thấy gì.
• Hãy chọn cụm từ chỉ có ở trang đầu. Chữ "Invoice" dùng tốt nếu nó chỉ đứng làm tiêu đề mỗi tài liệu; còn nếu nó xuất hiện cả ở chân trang thì hãy tách theo thứ gì đó như "Invoice Number:".
• Một cụm từ thường an toàn hơn một từ đơn lẻ; "Tax Invoice" gây ra ít lần tách nhầm hơn so với chỉ mỗi chữ "Tax".
• Hãy thử trên một mẫu nhỏ trước khi xử lý cả xấp 500 trang, và đối chiếu số tệp kết quả với số tài liệu bạn đã quét.
• Nếu bạn nhận được dư đúng một tệp thì nhiều khả năng từ khóa xuất hiện ngay ở trang đầu tiên, chuyện đó là bình thường; còn nếu dư nhiều hơn thế thì từ khóa của bạn khớp cả với các trang nằm giữa tài liệu.